Todo lo que debes saber sobre un sistema de gestión de reservas

Gestionar una oficina puede ser complejo, especialmente en modelos híbridos donde el conocimiento sobre la ocupación de espacios puede ser limitado si no lo estás analizando de manera correcta. 

¿Te has encontrado con equipos frustrados por no tener el espacio adecuado para trabajar? ¿Te resulta un dolor de cabeza organizar manualmente los recursos de tu oficina o mediante correos electrónicos que generan confusiones? ¿Tienes empleados descontentos porque pierden largas horas de trayecto a la oficina para hacer un trabajo que podrían hacer desde casa? 

Si la respuesta a cada una de estas preguntas ha sido “sí”, sigue leyendo este artículo. Todo lo que necesitas es un sistema integral con el que puedas gestionar la ocupación y reservas de tus espacios, desde una única plataforma, mejorando así la experiencia de ir a trabajar. 

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¿Qué es un sistema de gestión de reservas?

Si no estás familiarizado aún con las nuevas tecnologías que pueden facilitarte la vida, te lo explicamos de manera sencilla. Un software de gestión de reservas es una herramienta que sirve para reservar cualquier tipo de recurso que tengas en tu organización, ya sea puestos de trabajo, sala de reuniones, parkings y cualquier otro activo inmobiliario de manera eficiente y sencilla. 

Gracias a un buen sistema de gestión de reservas, puedes identificar áreas subutilizadas, planificar la distribución de tus instalaciones y optimizar el uso eficiente de tu espacio de trabajo. Por ejemplo, puedes crear nuevos espacios colaborativos o salas de reuniones para la integración de distintos equipos, o ajustar la climatización e iluminación en función de la ocupación y las reservas. 

Con el análisis de datos de un software de gestión de espacios, puedes tomar decisiones avanzadas sobre tu entorno de trabajo y construir una experiencia del empleado óptima y diferenciada. ⮕ Conoce más aquí. 

Características de un buen software de gestión de oficinas

Queremos destacar algunas de las características más valoradas por nuestros clientes: 

• Gestión integral y flexible de recursos: Nuestro sistema permite a tus empleados reservar de manera sencilla y en tiempo real cualquier tipo de recurso, ya sea un puesto de trabajo, una sala de reunión o un puesto de parking. A través de nuestra app, los usuarios pueden visualizar todos los recursos disponibles de la empresa, configurados específicamente según las necesidades de los equipos. Además, tenemos distintas facilidades que te permiten tener una visión precisa del uso y funcionamiento de los mismos. Por ejemplo: 

1. Los usuarios pueden hacer check-in y check-out en la plataforma, proporcionando datos de uso en tiempo real; 
2. Si tienes un desequilibrio de uso entre zonas, departamentos, o inclusive entre recursos, con nuestra función de balanceo dinámico, liberamos automáticamente aquellos espacios que no están siendo utilizados de modo que todo aquel que quiera trabajar desde la oficina pueda hacerlo. 
3. Si tienes muchos equipos, brindamos la posibilidad de definir zonas o áreas por departamento, asegurando que los recursos estén optimizados para cada grupo. ¡Y esto es solo el comienzo! Hay mucho más que podemos ofrecerte. Solicita una demo y deja que nuestro equipo te muestre todo lo que podemos hacer por ti.

• Todo en una sola plataforma: Centraliza la gestión de tu espacio de trabajo en un único lugar. Desde la asignación de recursos hasta la configuración avanzada de reglas específicas para distintos equipos, nuestra plataforma simplifica la administración, mejora la eficiencia operativa y te permite gestionar tu lugar de trabajo de manera óptima.

• Colaboración y networking: Nuestra herramienta no solo gestiona los recursos de tu oficina, sino que también convierte tu espacio de trabajo en un entorno más colaborativo y productivo. Con la función de "networking", tus empleados pueden ver qué compañeros estarán en la oficina y planificar su jornada en función de esta información. La vista de mapa interactivo proporciona una visión clara de la oficina, mostrando quién está en cada puesto y facilitando la colaboración entre equipos. Además, la "vista de calendario" permite tanto a administradores como a empleados visualizar el estado general (si trabajan de forma remota, desde casa o en la oficina), lo que ayuda a coordinar encuentros de manera fluida y eficiente.

• Más que un sistema de gestión de espacios: Con nuestra solución, ofrecemos una solución completa que supera las expectativas tradicionales en la gestión de espacios. No solo administras tu oficina; la transformas en un entorno dinámico que fomenta la interacción y la eficiencia. Como la única solución SaaS que adopta este modelo, proporcionamos acceso a una amplia variedad de ubicaciones adaptables a las necesidades de tus equipos. ¿Quieres que tus empleados puedan trabajar desde cualquier lugar de España? Conoce más sobre nuestra red. 

Estas funcionalidades han sido clave para nuestros clientes, permitiéndoles reducir costes, optimizar la eficiencia operativa y aumentar la satisfacción y productividad de sus empleados. Las empresas que ya usan zityhub están revolucionando la manera de ir a trabajar, creando entornos de trabajo más ágiles, conectados y productivos. 

¿Cuándo invertir en una herramienta de gestión de espacios? 

Si te sientes identificado con alguna de las siguientes situaciones, es hora de invertir en una herramienta de gestión de espacios:

• Tu oficina está llena de puestos vacíos que se traducen en costes inmobiliarios innecesarios. 
• Tus empleados no aprovechan al máximo las bondades de la oficina y el propósito de la misma, lo que puede llevar a una desconexión con la cultura de la empresa y a una menor satisfacción laboral.
• Tienes un desequilibrio de uso de tus puestos o salas de reuniones que afecta la eficiencia y la experiencia del empleado. 
• No tienes una manera eficaz de gestionar cambios de último momento en la reserva de salas o espacios, lo que resulta en reservas fantasma que generan ineficiencia y frustración entre los empleados que realmente necesitan el espacio. 
• Tus empleados no encuentran lugares para trabajar que les permita ser productivos. 

Beneficios de un Sistema de Gestión de Reservas de Espacios 

Implementar un sistema de gestión de reservas de espacios puede transformar varios aspectos de tu empresa, desde la eficiencia financiera hasta el bienestar de los empleados y el cumplimiento de los objetivos medioambientales. A continuación, destacamos algunos beneficios clave:

• ‍Reducción de Costes Inmobiliarios 

Más del 40% del espacio alquilado por las compañías no se utiliza de manera eficiente. Usando los m2 necesarios y optimizando tus espacios de trabajo, podrás reducir costes energéticos innecesarios y tener una reducción significativa de tu huella inmobiliaria.  

• ‍Mejora en la Experiencia del Empleado

Un diseño de espacio de trabajo adecuado es crucial para la productividad y satisfacción de los empleados. Un sistema de gestión de reservas asegura que los espacios estén diseñados y distribuidos para satisfacer las necesidades de los empleados, promoviendo un ambiente saludable y motivador. 

• ‍Flexibilidad y Adaptabilidad

Los empleados buscan una mayor flexibilidad en su día a día en el trabajo, y un sistema de reservas permite adaptar los espacios físicos a las nuevas demandas. Por ejemplo, puedes convertir oficinas tradicionales en zonas de colaboración o áreas tranquilas de inspiración. La capacidad de ajustar los espacios a preferencias de trabajo individuales, como puestos flexibles o espacios creativos, ayuda a construir un entorno laboral dinámico y productivo. 

• ‍Datos y Análisis para Decisiones Estratégicas

Los informes detallados y el análisis proporcionados por el sistema de gestión permiten tomar decisiones informadas sobre la planificación y optimización del espacio. Estos datos ayudan a ajustar la estrategia de gestión de oficinas, respondiendo a las tendencias de uso y mejorando la eficiencia a largo plazo.

• ‍Apoyo a los Objetivos de Sostenibilidad

Una gestión eficaz del espacio también puede contribuir a los objetivos medioambientales de la empresa. Al optimizar el uso de los recursos, las empresas pueden reducir su huella de carbono y aplicar prácticas de eficiencia energética, como el uso de iluminación y electrodomésticos de bajo consumo. 

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zityhub y la experiencia del empleado 

Puede que encuentres opciones gratuitas o básicas para la gestión de espacios, pero solo nosotros te ofrecemos una solución completa que va más allá de la simple administración. Nuestra misión es enriquecer la experiencia de ir a trabajar, transformando el concepto de oficina en un entorno que impulse la colaboración y la productividad. 

Por eso, nos enfocamos en medir activamente la experiencia del empleado a través de microencuestas de manera aleatoria, para conocer las necesidades reales de tus equipos. Al basarnos en datos relevantes, tomamos decisiones informadas que optimizan tu espacio de trabajo y promueven un entorno de trabajo productivo, colaborativo y eficiente. 

Con zityhub, no solo gestionas tu oficina, sino que la transformas en un lugar que realmente suma valor a tus empleados.

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Recursos: 

Optimizing Space To Enhance Employee Productivity And Well-Being, Facility Executive

¿Qué es la gestión del espacio?, IBM