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Cómo Grupo Pelayo transformó su modelo de trabajo con zityhub: eficiencia, bienestar y sostenibilidad
La oficina moderna es un ecosistema en constante evolución. La creciente complejidad de los entornos de trabajo requieren soluciones que personalicen la experiencia del empleado, automaticen procesos y mejoren la eficiencia del uso del espacio. En este contexto, Grupo Pelayo se enfrentó al reto de repensar su modelo de trabajo.
Con el acompañamiento tecnológico de zityhub, la compañía dio un paso estratégico que fue mucho más allá de la gestión operativa: transformó su modelo de Facility Management en una palanca de cambio hacia un entorno más flexible, sostenible, eficiente y centrado en las personas. En este artículo te contamos cómo lo hicieron.
Sobre Grupo Pelayo:
✅ Industria: Seguros
✅ Empleados: 1002
✅ Sede Central: Madrid
El reto: repensar el modelo de oficina y la huella inmobiliaria.
Grupo Pelayo contaba con dos sedes corporativas en Madrid, pero el auge del trabajo híbrido planteó una pregunta clave: ¿era posible consolidar sus equipos en una sola oficina sin perder productividad ni experiencia de usuario y mejorando la interacción entre los equipos?
El objetivo era claro: desarrollar una estrategia inmobiliaria más eficiente combinando tecnología, una política de flexibilidad híbrida y un enfoque centrado en el bienestar y la conciliación de las personas.
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La solución: tecnología, datos y flexibilidad
Desde el enfoque de consultoría de workplace, ayudamos a Grupo Pelayo en tres ejes clave: personas, espacios y tecnología. Se realizó un análisis profundo de las oficinas actuales, las dinámicas de trabajo y las necesidades específicas de cada equipo para diseñar una oficina más eficiente, tecnológica y flexible.
El proyecto comenzó con un piloto, involucrando a equipos de Tecnología, RRHH, Marketing e Inmuebles. Se aplicaron las reglas de uso relevantes para cada departamento y se recopilaron datos que confirmaron la viabilidad de un modelo flexible capaz de garantizar puestos para todos los empleados que los necesitaran.
Se aplicó analítica avanzada para estudiar el uso real de los espacios, teniendo en cuenta indicadores clave como % de uso, patrones de asistencia y configuraciones de trabajo por equipos.
El análisis de datos ayudó a tomar decisiones para establecer un uso eficiente de los recursos de la organización, eliminando costes innecesarios y creando un entorno laboral que favoreció el bienestar y productividad de los trabajadores.
Los resultados: eficiencia, rentabilidad y experiencia
El modelo de trabajo evolucionó hacia un diseño de oficina creado para tener espacios de concentración, socialización, networking y con puestos calientes de trabajo, que permita que la oficina sea un espacio donde los empleados puedan cumplir con todas sus necesidades y tener una experiencia de trabajo motivadora y centrada en las personas.
Gracias a la tecnología de zityhub, se implementó una planificación dinámica de los espacios y una gestión inteligente de los recursos, eliminando ineficiencias y maximizando el uso de los espacios de trabajo.
Principales resultados del proyecto:
- 🏢 Liberación completa de una sede, que generó ahorros operacionales significativos y nuevos ingresos por el alquiler de la misma.
- 📈 Ocupación optimizada entre el 80% y el 95%, incluso en momentos de alta demanda.
- 🔁 Reducción de ineficiencias en salas, puestos y espacios compartidos.
- 🤝Mejora del bienestar y la conciliación, con espacios diseñados para distintas actividades.
- 🧠 Planificación adaptada a los hábitos reales de cada departamento, basada en datos objetivos.
En resumen, una gestión medida y planificada ha permitido mejorar la productividad, aumentar la eficiencia operativa y tomar decisiones informadas basadas en datos reales, no en suposiciones.
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Más allá del espacio: una transformación cultural
Este caso no fue solo una operación inmobiliaria: fue una transformación cultural.
La oficina pasó de ser un lugar estático a un espacio flexible y adaptado a la actividad, reforzando la autonomía, el trabajo por objetivos y la conexión entre equipos.
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Gracias a zityhub, Pelayo puede visualizar quién asiste, cómo se usan los recursos y ajustar políticas de presencialidad con datos en tiempo real.
zityhub ha ayudado a concebir la oficina como un destino, ligado a la actividad que se ha de desarrollar.
La oficina como ventaja estratégica
El caso de éxito de Grupo Pelayo demuestra cómo una estrategia de optimización inmobiliaria, apoyada en tecnología de gestión de espacios y en un modelo de trabajo híbrido, puede convertirse en una ventaja competitiva real.
Lejos de tratarse solo de una reducción de costes, el proyecto supuso una transformación integral del entorno laboral, alineando tres pilares clave: eficiencia operativa, experiencia del empleado y flexibilidad organizativa.
Para las empresas que buscan adaptarse a los nuevos modelos de trabajo, este caso ofrece una hoja de ruta clara: integrar soluciones tecnológicas, tomar decisiones basadas en datos y concebir la oficina como un activo estratégico para atraer talento, fomentar la colaboración y maximizar el uso de los recursos disponibles
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